iSmile
Panel klienta Umów konsultację
Dokumenty

Regulamin świadczenia usług iSmile

Zasady korzystania z serwisu, składania zamówień i rozliczania pakietów.

Wersja: 1.0
Data wejścia w życie: 7 września 2026 r.
Obowiązujący język: polski

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy cyfrowej iSmile oraz zasady zamawiania, rozliczania i realizacji prac protetycznych. Stanowi umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ogólne warunki umów w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

§ 1. Usługodawca

  1. Usługodawcą i sprzedawcą jest iSmile spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łodzi, adres: ul. 6 Sierpnia 16, 90-616 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001241147, NIP 7272900810, REGON 544783908 (dalej: Usługodawca albo iSmile).
  2. Kapitał zakładowy spółki wynika z aktualnego wpisu w KRS.
  3. Kontakt z Usługodawcą:
    1. elektronicznie: za pośrednictwem wątku wiadomości przy zamówieniu w Serwisie oraz na adres e-mail wskazany w stopce Serwisu i na dokumentach księgowych;
    2. korespondencyjnie: na adres siedziby wskazany w ust. 1;
    3. telefonicznie: na numer wskazany w Serwisie.
  4. Serwis jest prowadzony pod adresem internetowym komunikowanym przez Usługodawcę (w szczególności domena produkcyjna iSmile). Komunikacja w sprawach umownych może odbywać się także przez adresy e-mail przypisane do Konta.
  5. Usługodawca jest producentem wyrobów dentystycznych (PKD 32.50.A). Prace protetyczne wykonywane na podstawie Zamówienia mają charakter wyrobów medycznych wykonywanych na zamówienie w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 (MDR), o ile dany produkt katalogowy podlega temu reżimowi.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

  1. Serwis - platforma cyfrowa iSmile służąca rejestracji gabinetów, zarządzaniu zespołem, składaniu Zamówień, rozliczaniu Planów i komunikacji z laboratorium.
  2. Klinika - przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) prowadzący praktykę stomatologiczną lub inną działalność leczniczą, na rzecz którego prowadzone jest Konto podmiotowe (Company).
  3. Użytkownik - osoba fizyczna upoważniona przez Klinikę do korzystania z Serwisu (Client): Właściciel albo Członek.
  4. Właściciel - Użytkownik, który zarejestrował Klinikę albo któremu Usługodawca powierzył tę rolę. W danej chwili Klinika ma dokładnie jednego aktywnego Właściciela.
  5. Członek - Użytkownik zaproszony przez Właściciela. Może składać i przeglądać Zamówienia Kliniki. Nie zarządza zespołem ani Planem.
  6. Konto - zespół uprawnień Użytkownika w Serwisie, powiązany z adresem e-mail i Klinika.
  7. Katalog - zestaw Produktów, kategorii i procesów produkcyjnych publikowany przez Usługodawcę w Serwisie.
  8. Produkt - pozycja Katalogu (w szczególności korona, most, proteza, szyna lub inna praca protetyczna albo usługa towarzysząca), z przypisaną ceną listową w PLN oraz wartością Monet.
  9. Moneta (kredyt, punkt produkcyjny) - jednostka rozliczeniowa Planu. Liczba Monet zużywanych przez Produkt wynika z ceny listowej według reguły publikowanej w Serwisie (w chwili publikacji: 1 Moneta odpowiada 500 PLN ceny listowej, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku).
  10. Plan - przedpłacona pula Monet przyznana Klinice na podstawie wybranego wariantu i progu z oferty Usługodawcy (w szczególności Start, Grow, Premium). Nie jest subskrypcją cykliczną w rozumieniu usług Stripe Billing. Klinika może mieć najwyżej jeden aktywny Plan.
  11. Zamówienie - zlecenie wykonania prac na podstawie Produktów, plików lub łączy oraz danych dostawy, złożone w Serwisie.
  12. Tryb planowy - rozliczenie Zamówienia przez pobranie Monet z aktywnego Planu.
  13. Tryb gotówkowy (pay-as-you-go) - rozliczenie Zamówienia ceną listową w PLN, płatne przy złożeniu Zamówienia.
  14. Operator płatności - Stripe Payments Europe, Limited oraz podmioty z grupy Stripe obsługujące Stripe Checkout, występujące wyłącznie jako dostawca infrastruktury płatniczej, a nie jako strona umowy sprzedaży ani umowy o dzieło.
  15. Materiały Kliniki - pliki, łącza, zdjęcia, skany, projekty CAD, modele STL, notatki i wiadomości przekazane Usługodawcy w związku z Zamówieniem.
  16. Materiały wynikowe - pliki i informacje wytworzone przez laboratorium iSmile w toku realizacji (w tym pliki wynikowe udostępniane w Serwisie).
  17. Polityka prywatności - dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych, dostępny w Serwisie.
  18. Polityka zwrotów - dokument określający zasady zwrotów, anulowania, reklamacji i dostawy, stanowiący integralną część niniejszego Regulaminu.

§ 3. Charakter umowy i wyłączenie reżimu konsumenckiego

  1. Serwis i prace protetyczne są świadczone wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w ramach ich działalności zawodowej (B2B). Rejestracja wymaga podania NIP Kliniki.
  2. Użytkownik oświadcza, że działa w imieniu i na rzecz Kliniki, w celach związanych z prowadzoną działalnością leczniczą lub gospodarczą, a nie jako konsument.
  3. Do umowy nie stosuje się przepisów o prawach konsumenta, w tym prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Nawet gdyby taki reżim miał zastosowanie, prace protetyczne są rzeczami nieprefabrykowanymi, wytworzonymi według specyfikacji Kliniki albo służącymi zaspokojeniu jej zindywidualizowanych potrzeb, a więc wyłączonymi z prawa odstąpienia.
  4. Właściciel, akceptując Regulamin, wiąże Klinikę. Klinika odpowiada za działania i zaniechania wszystkich swoich Użytkowników jak za działania własne.
  5. Usługodawca nie świadczy usług leczniczych wobec pacjentów Kliniki. Relacja lecznicza, kwalifikacja medyczna, dobór uzupełnienia i poinformowanie pacjenta spoczywają wyłącznie na Klinice.

§ 4. Zakres usług

  1. Usługodawca świadczy:
    1. dostęp do Serwisu (konto, Katalog, koszyk roboczy, śledzenie statusu, czat przy Zamówieniu, zarządzanie zespołem);
    2. przyjmowanie, weryfikację i realizację Zamówień protetycznych;
    3. rozliczanie Planów oraz płatności w trybie gotówkowym;
    4. dostawę wykonanych prac na adres wskazany w Zamówieniu.
  2. Warianty Planów „ze skanerem” i „bez skanera” oznaczają ścieżkę rozliczeniową Planu. Udostępnienie skanera intraoralnego albo innego sprzętu, serwis urządzenia, szkolenie i kaucja, jeżeli są oferowane, reguluje odrębna umowa. Brak takiej umowy oznacza, że Klinika korzysta z własnego sprzętu.
  3. Plany z płatnością po realizacji (postpaid), o ile zostaną udostępnione w Serwisie, obowiązują wyłącznie po ich wyraźnej aktywacji przez Usługodawcę i na warunkach podanych przy aktywacji.
  4. Funkcje oznaczone w Serwisie jako planowane, pilotażowe albo „wkrótce” nie stanowią zobowiązania do ich uruchomienia w oznaczonym terminie.
  5. Usługodawca może wykonywać Zamówienie przy użyciu podwykonawców (w tym laboratoriów współpracujących i kurierów), pozostając odpowiedzialny wobec Kliniki za ich działania jak za działania własne, z zastrzeżeniem § 18.

§ 5. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą plików cookie niezbędnych, połączenie szyfrowane HTTPS, aktywny adres e-mail oraz urządzenie umożliwiające przesyłanie plików w formatach przyjmowanych przez Serwis.
  2. Usługodawca nie gwarantuje poprawnego działania Serwisu w przeglądarkach pozbawionych wsparcia albo z wyłączoną obsługą skryptów niezbędnych do działania interfejsu.
  3. Klinika zapewnia we własnym zakresie sprzęt, oprogramowanie CAD/CAM, skaner i łącze internetowe o przepustowości wystarczającej do przesyłania Materiałów Kliniki.

§ 6. Rejestracja i Konto

  1. Rejestracja przebiega w dwóch krokach:
    1. utworzenie konta Właściciela (imię i nazwisko, e-mail, hasło) oraz obowiązkowa akceptacja Regulaminu i Polityki prywatności; zgoda marketingowa jest dobrowolna;
    2. podanie NIP i danych Kliniki. Serwis może pobrać dane z Wykazu podatników VAT (Biała Lista) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jeżeli Klinika nie figuruje w wykazie (w szczególności nie jest podatnikiem VAT), dane można wprowadzić ręcznie, o ile NIP jest poprawny.
  2. Konto Właściciela wymaga potwierdzenia adresu e-mail przed uzyskaniem dostępu do funkcji Serwisu. Do czasu potwierdzenia logowanie do panelu Kliniki jest zablokowane.
  3. Niedokończona rejestracja (szkic) wygasa po upływie jednej godziny i jest usuwana.
  4. Hasło musi spełniać wymagania Serwisu (co najmniej 8 znaków). Użytkownik nie ujawnia hasła osobom trzecim. Właściciel, zapraszając Członka, odpowiada za bezpieczne przekazanie danych pierwszego logowania i za niezwłoczną zmianę hasła przez Członka.
  5. Adres e-mail Użytkownika jest unikalny w Serwisie. NIP Kliniki jest unikalny. Jedna Klinika nie może posiadać dwóch aktywnych rejestracji na ten sam NIP.
  6. Właściciel zaprasza i dezaktywuje Członków. Zmiana Właściciela odbywa się wyłącznie przez Usługodawcę, na wniosek Kliniki złożony w sposób umożliwiający weryfikację umocowania.
  7. Użytkownik zobowiązuje się podawać dane prawdziwe i aktualizować je. Usługodawca może żądać dokumentów potwierdzających umocowanie lub dane rejestrowe.
  8. Usługodawca może odmówić rejestracji albo zawiesić Konto, jeżeli dane są nieprawdziwe, NIP jest nieprawidłowy, zachodzi ryzyko nadużycia płatności albo korzystanie narusza Regulamin lub prawo.
  9. Sesja logowania jest utrzymywana przez plik cookie sesyjny przez 14 dni od ostatniej aktywności, chyba że Użytkownik wyloguje się wcześniej.

§ 7. Zawarcie umowy o korzystanie z Serwisu

  1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną (dostęp do Serwisu) zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail Właściciela i utworzenia Kliniki, a w przypadku kont założonych przez Usługodawcę: z chwilą pierwszego poprawnego logowania.
  2. Akceptacja Regulaminu i Polityki prywatności jest warunkiem rejestracji. Znacznik czasu akceptacji jest zapisywany w systemie.
  3. Umowa o Plan zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia płatności przez Operatora płatności i przyznania puli Monet (albo z chwilą nieodpłatnego przyznania Planu przez Usługodawcę).
  4. Umowa o wykonanie konkretnej pracy zostaje zawarta z chwilą skutecznego złożenia Zamówienia (status „złożone” / submitted) i, w trybie gotówkowym, potwierdzenia płatności. Do tego momentu zapis w Serwisie ma charakter koszyka roboczego (szkicu).

§ 8. Katalog, ceny i Monety

  1. Oferta Katalogu, ceny listowe, wartość Monet, rabaty planowe i opisy Produktów są publikowane w Serwisie i mogą być zmieniane. Zmiana nie wpływa na Zamówienia już złożone ani na snapshot Planu już aktywowanego.
  2. Ceny są podawane w złotych polskich (PLN). Przy cenie Usługodawca podaje walutę słownie albo kodem ISO PLN, zgodnie z wymogami sieci kart płatniczych.
  3. Dokument księgowy odzwierciedla status podatkowy Usługodawcy obowiązujący w dacie sprzedaży. Kwota pobierana przez Operatora płatności odpowiada kwocie wskazanej w Serwisie w chwili rozpoczęcia płatności, o ile nie zaznaczono inaczej.
  4. W trybie planowym do prac z Katalogu stosuje się rabat procentowy przypisany do aktywnego Planu i zapamiętany na Zamówieniu w chwili złożenia. Rabat nie obniża ceny zakupu samego Planu.
  5. Porównanie „oszczędności” względem trybu gotówkowego, prezentowane w Serwisie, ma charakter informacyjny.
  6. Usługodawca może ustalać minimalną i maksymalną ilość sztuk Produktu oraz wymagać Produktów uzupełniających. Serwis egzekwuje te reguły przed zapisaniem pozycji.

§ 9. Plany (przedpłacone pule Monet)

  1. Właściciel może nabyć, odnowić albo zmienić próg Planu (w ramach tego samego wariantu umowy), jeżeli Serwis dopuszcza daną operację.
  2. Przy aktywacji Serwis zapisuje nazwę Planu, pulę Monet, cenę i rabat. Późniejsza zmiana wzorca oferty nie zmienia warunków już aktywowanego Planu, z zastrzeżeniem dobrowolnej zmiany progu przez Właściciela.
  3. Odnawianie (ten sam próg): dopuszczalne, gdy bieżące saldo jest niższe niż pula progu. Klinika dopłaca wyłącznie brakujące Monety, proporcjonalnie do ceny Planu.
  4. Podwyższenie progu: dopuszczalne, gdy saldo nie przekracza puli docelowej. Klinika dopłaca brakujące Monety do puli docelowej, proporcjonalnie do ceny Planu docelowego.
  5. Obniżenie progu: dopuszczalne, gdy saldo nie przekracza puli docelowej. Saldo nie ulega zmianie. Operacja jest nieodpłatna.
  6. Zmiana wariantu umowy (np. ze skanerem / bez skanera) nie jest dostępna w samoobsłudze i wymaga kontaktu z Usługodawcą.
  7. Klinika nie może posiadać dwóch aktywnych Planów ani kolejkować zapasowych pul.
  8. Monety są pobierane z chwilą złożenia Zamówienia w trybie planowym. W trakcie weryfikacji laboratorium może skorygować ilości; Serwis dolicza albo zwraca różnicę Monet. Jeżeli korekta w górę przekracza saldo, weryfikacja nie dochodzi do skutku, a Klinika ogranicza zakres albo przechodzi na tryb gotówkowy.
  9. Anulowanie Zamówienia zgodnie z § 12 zwraca zarezerwowane Monety do Planu. Zwrot Monet nie jest wypłatą środków pieniężnych.
  10. Po wyczerpaniu puli Plan przechodzi w stan wyczerpany. Kolejne prace rozlicza się w trybie gotówkowym albo po zakupie nowego Planu.
  11. Niewykorzystane Monety nie podlegają wymianie na gotówkę, z zastrzeżeniem Polityki zwrotów (w szczególności: brak realizacji świadczenia po skutecznej płatności, podwójne pobranie, wadliwość płatności).
  12. Anulowanie Planu przez Usługodawcę z przyczyn leżących po stronie Kliniki (naruszenie Regulaminu, ryzyko nadużycia) nie powoduje zwrotu środków za niewykorzystane Monety, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

§ 10. Płatności (Stripe)

  1. Płatności elektroniczne obsługuje Stripe Checkout w trybie jednorazowej płatności (payment). Usługodawca nie przechowuje numeru karty, kodu CVV ani pełnych danych uwierzytelniających instrumentu płatniczego. Dane te wprowadzane są wyłącznie na stronie Operatora płatności.
  2. Płatności podlegają silnemu uwierzytelnieniu klienta (SCA / 3-D Secure), jeżeli wymaga tego prawo albo wydawca instrumentu.
  3. Przed rozpoczęciem płatności Klinika jest informowana o: przedmiocie, kwocie w PLN, walucie oraz o niniejszym Regulaminie, Polityce prywatności i Polityce zwrotów.
  4. Płatności podlegają:
    1. zakup Planu (aktywacja);
    2. odnowienie Planu;
    3. podwyższenie progu Planu;
    4. złożenie Zamówienia w trybie gotówkowym albo z pozycjami płatnymi gotówkowo.
  5. Obniżenie progu Planu nie uruchamia sesji płatniczej.
  6. Dla każdej Kliniki Operator płatności prowadzi rekord klienta (Stripe Customer), zawierający w szczególności nazwę Kliniki, e-mail płacącego Użytkownika oraz identyfikator Kliniki. Usługodawca zapisuje wyłącznie identyfikator tego rekordu.
  7. Złożenie Zamówienia w trybie planowym nie uruchamia pobrania środków kartą, o ile saldo Monet pokrywa koszyk. Brak salda uniemożliwia złożenie Zamówienia w tym trybie.
  8. Umowa sprzedaży / o dzieło jest zawierana z Usługodawcą. Operator płatności nie jest sprzedawcą, laboratorium ani stroną reklamacji jakościowej. Reklamacje płatnicze Klinika zgłasza najpierw Usługodawcy, zgodnie z Polityką zwrotów, zanim skorzysta z procedury chargeback u wydawcy karty. Bezzasadne obciążenie zwrotne może skutkować zawieszeniem Konta i dochodzeniem kosztów procedury.
  9. Jeżeli sesja Checkout wygasa albo Użytkownik ją porzuci, środki nie są pobierane, a świadczenie nie jest uruchamiane.
  10. Jeżeli płatność zostanie potwierdzona, a przyznanie Planu albo złożenie Zamówienia nie dojdzie do skutku z przyczyn technicznych, Usługodawca w pierwszej kolejności ponawia realizację, a gdy jest to niemożliwe, zwraca środki na pierwotny instrument płatniczy.
  11. Usługodawca nie prowadzi testów kart, nie przyjmuje płatności na rzecz osób trzecich i nie świadczy usług zabronionych w Stripe Prohibited and Restricted Businesses. Klinika nie może wykorzystywać Serwisu do takich celów.
  12. Usługodawca stosuje protokół HTTPS oraz standardy PCI DSS w zakresie właściwym dla modelu, w którym dane karty nie przechodzą przez systemy iSmile (SAQ A / integracja hosted checkout).
  13. Promocje, kody i warunki rabatowe, jeżeli zostaną wprowadzone, będą podane w miejscu ich prezentacji, najpóźniej przed płatnością.

§ 11. Zamówienia

  1. Zamówienie może złożyć Użytkownik Kliniki albo pracownik iSmile działający na zlecenie Kliniki (zamówienie telefoniczne lub e-mailowe przepisane do Serwisu). W obu przypadkach Zamówienie należy do Kliniki.
  2. Klinika może utrzymywać wiele szkiców. Szkic nieedytowany przez 30 dni jest usuwany wraz z załącznikami.
  3. Równoczesna edycja tego samego szkicu przez dwie osoby jest blokowana. Osoba, która przejmie edycję, uzyskuje wyłączność. Poprzedni edytor traci możliwość zapisu.
  4. Przed złożeniem Klinika:
    1. wybiera Produkty i ilości;
    2. załącza Materiały Kliniki albo podaje poprawny publiczny odnośnik HTTPS do plików, jeżeli Produkt tego wymaga;
    3. wskazuje adres dostawy (dane rejestrowe Kliniki albo inny adres);
    4. wybiera tryb rozliczenia, jeżeli Serwis dopuszcza wybór;
    5. akceptuje podsumowanie, w tym skutek dla salda Planu.
  5. Złożenie Zamówienia:
    1. nadaje numer referencyjny w formacie ISMD-RRRR-NNNNNN;
    2. w trybie planowym pobiera Monety;
    3. w trybie gotówkowym następuje po potwierdzeniu płatności;
    4. uruchamia weryfikację przez zespół rejestracji laboratorium.
  6. Weryfikacja polega na sprawdzeniu zgodności Materiałów Kliniki z zadeklarowanymi Produktami i ilościami. Laboratorium może skorygować ilość przed zatwierdzeniem. Korekta jest wiążąca, z zastrzeżeniem prawa Kliniki do anulowania zgodnie z § 12, dopóki Zamówienie pozostaje w statusie umożliwiającym anulowanie przez Klinikę.
  7. Po weryfikacji Zamówienie przechodzi do realizacji (w produkcji). Poszczególne pozycje przechodzą przez etapy procesu przypisanego Produktowi. Status Gotowe oznacza zakończenie produkcji i przygotowanie do wysyłki. Status Wysłane oznacza przekazanie przesyłki do doręczenia. O złożeniu i o wysyłce Klinika otrzymuje zawiadomienie e-mail na adres Właściciela oraz, gdy Zamówienie złożył Członek, także na jego adres.
  8. Klinika jest zobowiązana dostarczyć Materiały kompletne, czytelne i przydatne do produkcji. Wadliwość skanu, modelu, projektu lub instrukcji leży po stronie Kliniki. Usługodawca może wstrzymać realizację i wezwać do uzupełnienia. Czas oczekiwania na uzupełnienie nie obciąża Usługodawcy.
  9. Klinika nie umieszcza w Materiałach danych pacjenta ponad to, co jest niezbędne do wykonania pracy (minimalizacja). W szczególności unika imienia i nazwiska, PESEL, pełnego adresu zamieszkania oraz fotografii twarzy, jeżeli do produkcji wystarcza identyfikator sprawy nadany przez Klinikę.
  10. Wątek wiadomości przy Zamówieniu jest otwarty od złożenia do wysyłki. Po anulowaniu pozostaje dostępny do odczytu. Treść wiadomości nie zastępuje formalnej reklamacji, jeżeli Klinika chce zachować terminy z Polityki zwrotów.

§ 12. Anulowanie Zamówienia

  1. Klinika może anulować Zamówienie w statusie szkicu oraz w statusie złożonym (przed rozpoczęciem produkcji).
  2. Pracownik laboratorium może anulować Zamówienie najpóźniej w statusie złożonym.
  3. Administrator iSmile może anulować Zamówienie do chwili, gdy uzyska status Gotowe albo Wysłane, jeżeli zachodzi uzasadniona przyczyna (wada Materiałów, brak możliwości produkcji, naruszenie Regulaminu, decyzja Kliniki przekazana poza Serwisem).
  4. Skutki rozliczeniowe anulowania:
    1. tryb planowy: zarezerwowane Monety wracają do Planu;
    2. tryb gotówkowy: zwrot środków pieniężnych następuje zgodnie z Polityką zwrotów, jeżeli świadczenie nie zostało wykonane;
    3. po rozpoczęciu produkcji zwrot Monet ani środków nie przysługuje, z zastrzeżeniem reklamacji jakościowej i wadliwości po stronie Usługodawcy.
  5. Szkic Klinika może trwale usunąć. Zamówienia w statusie Gotowe i Wysłane nie podlegają usunięciu (obowiązek dokumentacji wyrobu i rozliczeń).

§ 13. Dostawa

  1. Prace fizyczne są wysyłane na adres podany w Zamówieniu. Domyślnie jest to adres Kliniki z rejestracji. Klinika odpowiada za poprawność danych dostawy, w tym imienia i nazwiska albo nazwy odbiorcy oraz numeru telefonu.
  2. Dostawy są realizowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, chyba że strony uzgodnią inaczej na piśmie albo w Serwisie.
  3. Koszt dostawy standardowej na terytorium RP jest wliczony w ceny Katalogu i Planów, o ile w Serwisie albo w odrębnej ofercie nie wskazano inaczej.
  4. Termin produkcji i wysyłki ma charakter szacunkowy i zależy od rodzaju pracy, kompletności Materiałów oraz kolejki laboratorium. Wiążący jest status Wysłane w Serwisie oraz, w razie wydania, numer nadawczy przekazany Klinice.
  5. Ryzyko utraty i uszkodzenia rzeczy przechodzi na Klinikę z chwilą wydania przesyłki Klinice albo osobie przez nią upoważnionej. W razie powierzenia przesyłki zawodowemu przewoźnikowi Usługodawca odpowiada za wybór przewoźnika i prawidłowe nadanie; Klinika obowiązana jest zbadać przesyłkę przy odbiorze i zgłosić uszkodzenie przewoźnikowi oraz Usługodawcy niezwłocznie, nie później niż w terminie wskazanym w Polityce zwrotów.
  6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie wynikające z działania Kliniki (błędny adres, nieobecność, nieuzupełnione Materiały) albo siły wyższej.

§ 14. Jakość, reklamacje, rękojmia

  1. Usługodawca wykonuje prace z należytą starannością zawodową laboratorium dentystycznego, zgodnie z Zamówieniem, Materiałami Kliniki i aktualną wiedzą techniczną.
  2. Klinika bada pracę pod względem ilości, tożsamości Produktu i wad jawnych niezwłocznie po odbiorze, nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych.
  3. Wady ukryte Klinika zgłasza niezwłocznie po ich wykryciu, z opisem i dokumentacją fotograficzną albo skanem, przez czat Zamówienia albo na adres e-mail kontaktowy, podając numer ISMD.
  4. Pierwszym świadczeniem Usługodawcy w razie zasadnej reklamacji jest nieodpłatna poprawka albo ponowne wykonanie pracy. Zwrot ceny albo Monet wchodzi w rachubę, gdy poprawka lub ponowne wykonanie są niemożliwe albo nadmiernie utrudnione.
  5. Reklamacja nie przysługuje, gdy wada wynika z:
    1. wadliwego, niekompletnego albo mylącego Materiału Kliniki;
    2. błędnej kwalifikacji klinicznej, złego przygotowania filarów, nieprawidłowej rejestracji zgryzu lub braku informacji o implancie, łączniku albo materiale zaleconym przez lekarza;
    3. dalszej obróbki, cementowania, dopasowania lub przechowywania przez Klinikę niezgodnie ze sztuką;
    4. naturalnego zużycia, uszkodzenia mechanicznego po odbiorze albo działania pacjenta.
  6. W stosunkach między przedsiębiorcami strony wyłączają ustawową rękojmię za wady fizyczne i prawne (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego) i zastępują ją procedurą z niniejszego paragrafu oraz z Polityki zwrotów. Wyłączenie nie dotyczy odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym odpowiedzialności za produkt niebezpieczny w zakresie, w jakim przepisy te są bezwzględnie wiążące.
  7. Klinika zachowuje pracę reklamowaną do wglądu Usługodawcy i, na wezwanie, odsyła ją na koszt strony, której zarzut okaże się zasadny.
  8. Szczegółowe terminy zwrotu środków i sposób ich realizacji określa Polityka zwrotów.

§ 15. Wyroby medyczne i obowiązki Kliniki

  1. Klinika oświadcza, że jest podmiotem wykonującym działalność leczniczą albo działa na jego zlecenie i jest uprawniona do zlecania wykonania uzupełnień protetycznych.
  2. Klinika jest odpowiedzialna za:
    1. wskazanie medyczne, projekt uzupełnienia i zgodę pacjenta na leczenie;
    2. podstawę prawną przekazania Usługodawcy danych i Materiałów dotyczących pacjenta;
    3. poinformowanie pacjenta, że wykonanie pracy powierzono zewnętrznemu laboratorium;
    4. ostateczne dopasowanie, zacementowanie i nadzór kliniczny.
  3. Usługodawca wykonuje wyrób na podstawie specyfikacji Kliniki. Wystawia dokumentację wymaganą przepisami MDR dla wyrobów wykonywanych na zamówienie, w zakresie ciążącym na wytwórcy.
  4. Klinika nie składa Zamówień, których wykonanie naruszałoby prawo, zasady etyki zawodowej albo bezpieczeństwo pacjenta. Usługodawca może odmówić przyjęcia takiego Zamówienia.

§ 16. Powierzenie przetwarzania danych pacjentów (art. 28 RODO)

  1. W zakresie, w jakim Materiały Kliniki albo treść Zamówienia zawierają dane osobowe pacjentów (w tym dane dotyczące zdrowia), Klinika jest administratorem, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym.
  2. Przedmiot powierzenia: przechowywanie, organizacja, wgląd na potrzeby produkcji i weryfikacji, przesyłanie wewnątrz zespołu laboratorium, archiwizacja oraz usuwanie danych zawartych w Zamówieniu i załącznikach.
  3. Cel: wyłącznie wykonanie Umowy (produkcja, dostawa, reklamacja, rozliczenie, obowiązki prawne wytwórcy).
  4. Czas trwania: okres realizacji Zamówienia oraz okresy archiwizacji wynikające z § 17 ust. 3 i z Polityki prywatności.
  5. Rodzaj danych: dane identyfikacyjne pacjenta, o ile Klinika je przekaże; dane o stanie uzębienia i planowanym uzupełnieniu; obrazy i modele 3D; notatki kliniczne zawarte w plikach.
  6. Kategorie osób: pacjenci Kliniki.
  7. Usługodawca:
    1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Kliniki, którym jest treść Zamówienia i korespondencja w Serwisie, oraz na polecenie prawa;
    2. zapewnia poufność osób upoważnionych;
    3. stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (szyfrowanie transmisji, kontrola dostępu, rozdzielność kont laboratorium i klinik, dzienniki audytu zmian statusu);
    4. korzysta z dalszych przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (w szczególności hosting infrastruktury, poczta transakcyjna, Operator płatności w zakresie danych rozliczeniowych Kliniki, nie zaś kartoteki pacjentów) i informuje Klinikę o zamierzonym dodaniu podmiotu, dając możliwość sprzeciwu, o ile zmiana nie wynika z bezwzględnego obowiązku prawnego;
    5. pomaga Klinice, w miarę możliwości, w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w zgłoszeniach naruszeń;
    6. po zakończeniu współpracy, na żądanie Kliniki, usuwa albo zwraca dane pacjentów, o ile prawo nie nakazuje ich przechowania (w szczególności dokumentacja wyrobu medycznego);
    7. udostępnia Klinice informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt w uzgodnionym trybie, nie częściej niż raz w roku, z wyłączeniem ujawnienia danych innych klinik.
  8. Klinika gwarantuje, że przekazuje dane na ważnej podstawie z art. 6 i art. 9 RODO (w szczególności art. 9 ust. 2 lit. h: opieka zdrowotna) i że zrealizowała obowiązek informacyjny wobec pacjenta.
  9. Naruszenie przez Klinikę zasady minimalizacji lub brak podstawy prawnej nie obciąża Usługodawcy, jeżeli działał zgodnie z Zamówieniem.
  10. Postanowienia niniejszego paragrafu stanowią umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO i obowiązują z chwilą akceptacji Regulaminu.

§ 17. Dane osobowe Użytkowników i dane Kliniki

  1. Administratorem danych Użytkowników, danych rejestrowych Kliniki oraz danych rozliczeniowych jest Usługodawca. Szczegóły określa Polityka prywatności.
  2. Podstawy przetwarzania: wykonanie umowy, obowiązki prawne (rachunkowość, MDR, AML/płatności w zakresie wymaganym od akceptanta), prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo, dochodzenie roszczeń, poprawa Serwisu) oraz zgoda (marketing).
  3. Dokumentację Zamówień, rozliczeń i wyrobów Usługodawca przechowuje przez okres wymagany prawem, nie krócej niż 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy, a dokumentację wyrobów medycznych nie krócej niż 10 lat od wprowadzenia wyrobu do użytku, o ile MDR albo przepisy krajowe nie wymagają okresu dłuższego.

§ 18. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania na zasadach Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami niniejszego paragrafu, które stosuje się w stosunkach między przedsiębiorcami.
  2. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy z tytułu danego Zamówienia ogranicza się do kwoty faktycznie zapłaconej za to Zamówienie (cena gotówkowa albo wartość zużytych Monet przeliczona według ceny nabycia Planu). Łączna odpowiedzialność z tytułu Planu ogranicza się do kwoty zapłaconej za ten Plan, niewykorzystanej na prace już wykonane.
  3. Usługodawca nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę klientów Kliniki, kary umowne Kliniki wobec pacjentów, koszty powtórnych wizyt ani szkody wynikające z decyzji klinicznej.
  4. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie oraz odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy prawa (w szczególności za szkodę na osobie, w zakresie bezwzględnie wiążącym).
  5. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanego działania Serwisu. Przerwy serwisowe, awarie łączy, działania Operatora płatności, chmury pocztowej albo siła wyższa nie stanowią nienależytego wykonania, jeżeli Usługodawca dołożył należytej staranności w przywróceniu dostępności.
  6. Klinika ponosi pełną odpowiedzialność za treść Materiałów, legalność ich pozyskania oraz za skutki kliniczne zastosowania pracy.

§ 19. Własność intelektualna

  1. Autorskie prawa majątkowe i prawa sui generis do Serwisu, Katalogu, oprogramowania, znaku iSmile oraz materiałów iSmile przysługują Usługodawcy albo jego licencjodawcom. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Serwisu wyłącznie w celu wynikającym z Umowy, na czas jej trwania.
  2. Zabronione jest: dekompilowanie, testowanie obciążeniowe bez zgody, kopiowanie Katalogu, scrapedanie cen w celu budowy konkurencyjnej oferty, udostępnianie Konta osobom trzecim spoza zespołu Kliniki.
  3. Prawa do Materiałów Kliniki pozostają przy Klinice albo jej licencjodawcach. Klinika udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na używanie Materiałów w celu realizacji Umowy, reklamacji, rozliczeń i obowiązków prawnych, w tym na sporządzanie kopii roboczych.
  4. Materiały wynikowe Klinika może wykorzystywać wyłącznie w związku z leczeniem pacjenta, którego dotyczy Zamówienie. Nie wolno ich odsprzedawać jako uniwersalnego projektu ani publikować w sposób ujawniający know-how laboratorium, chyba że Usługodawca wyrazi zgodę.

§ 20. Zabronione korzystanie i treści nielegalne

  1. Użytkownik nie może:
    1. naruszać prawa, dóbr osobistych ani tajemnicy zawodowej;
    2. wprowadzać złośliwego oprogramowania, obchodzić zabezpieczeń ani prowadzić testów kart płatniczych;
    3. składać Zamówień pozornych w celu wyłudzenia zwrotu lub chargeback;
    4. wykorzystywać Serwisu do działalności zakazanej przez Operatora płatności;
    5. przesyłać treści niemających związku z realizacją pracy protetycznej (w szczególności treści o charakterze przestępczym).
  2. Zgłoszenia dotyczące treści nielegalnych przechowywanych w Serwisie (art. 16 rozporządzenia 2022/2065, DSA) można kierować na adres e-mail kontaktowy Usługodawcy, ze wskazaniem lokalizacji treści, uzasadnienia i danych zgłaszającego. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia i rozpatruje je bez zbędnej zwłoki.

§ 21. Zawieszenie i rozwiązanie

  1. Każda ze stron może rozwiązać umowę o korzystanie z Serwisu z zachowaniem 14 dni wypowiedzenia, składając oświadczenie w Serwisie albo na adres e-mail. Wypowiedzenie nie uchyla obowiązku zapłaty za świadczenia już zamówione ani obowiązków archiwizacyjnych.
  2. Usługodawca może zawiesić Konto ze skutkiem natychmiastowym, gdy:
    1. Użytkownik narusza Regulamin lub prawo;
    2. zachodzi uzasadnione podejrzenie nadużycia płatności, chargeback albo prania pieniędzy;
    3. Klinika pozostaje w zwłoce z płatnością;
    4. dalsze świadczenie narażałoby Usługodawcę na odpowiedzialność wobec sieci kart albo Operatora płatności.
  3. Po rozwiązaniu Użytkownik traci dostęp do panelu. Dane rozliczeniowe i dokumentacja wyrobów są przechowywane zgodnie z § 17. Materiały pacjentów są traktowane według § 16 ust. 7.

§ 22. Zmiana Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiana prawa, zmiana funkcji Serwisu, zmiana Operatora płatności, zmiana oferty Planów, względy bezpieczeństwa.
  2. O zmianie Usługodawca zawiadamia Użytkowników przez Serwis albo e-mail, co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie, wskazując datę wersji.
  3. Dalsze korzystanie z Serwisu po tej dacie oznacza akceptację. Właściciel, który nie akceptuje zmiany, składa wypowiedzenie przed datą wejścia w życie. Zmiana nie działa wstecz wobec Zamówień i Planów już opłaconych, chyba że jest korzystniejsza dla Kliniki albo wynika z bezwzględnie obowiązującego prawa.

§ 23. Postanowienia końcowe

  1. Integralną część Regulaminu stanowią: Polityka prywatności oraz Polityka zwrotów.
  2. Prawem właściwym jest prawo polskie, z wyłączeniem Konwencji wiedeńskiej o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów, o ile jej wyłączenie jest dopuszczalne.
  3. Sądem właściwym jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile właściwość ta jest dopuszczalna. Spór strony starają się najpierw rozwiązać w drodze reklamacji.
  4. Jeżeli poszczególne postanowienie okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc. W miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis prawa najbliższy celowi wyłączonego postanowienia.
  5. Cesja praw Kliniki z Umowy wymaga zgody Usługodawcy. Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki na podmiot z grupy albo na nabywcę przedsiębiorstwa, zawiadamiając Klinikę.
  6. Regulamin sporządzono w języku polskim. W razie tłumaczenia wersja polska jest rozstrzygająca.

iSmile Sp. z o.o., Łódź